בשנים האחרונות אנו עדים להתרחבות בשימוש ב SaaS ומחשוב ענן (Cloud) בעולם רכישת הרישיונות והתוכנה. פירוש המילה SaaS הינה "תוכנה כשירות". למעשה מדובר בתוכנה או רישיון לשימוש בתוכנה אשר ניתנת לארגון כשירות באמצעות אירוח באתר הספק על פני רכישת התוכנה עם תשלום על מספר מינימאלי של משתמשים, רכישת תשתיות של שרתים ומערכות הפעלה שיתפעלו את התוכנה.

למעשה זה הסוג הנפוץ ביותר של מיחשוב ענן היות ולא נדרשת כל התקנה בשרתי הארגון והרוכש משתמש בשירותי ויכולות התוכנה ישירות משרתי החברה המוכרת (דוגמאות נפוצות לכך יכולות להיות תוכנות עסקיות הקשורות לעסק בגין תוכנות הנה"ח, ניהול מלאי, וקשרי לקוחות וכדומה אשר אינם יושבים כלל על שרתי החברה).

יתרונות השימוש ב-Sass על פני רכישת תוכנת הינן משמעותיות ויאפשרו בדרך כלל ליהנות משורה של אפשרויות כדלהלן:
א. אפשרות לנסיגה נוחה - במקרה של חוסר התאמה או כשלון ניתן להפסיק את העבודה בקלות היות ולא בוצעה כל התקנה.

ב. עלויות נמוכות - אין צורך בעלויות הטמעה, שדרוג ותחזוקה היות וכל התשתית המערכתית יושבת על שרתי הספק. החברה הרוכשת משלמת דמי שימוש תקופתיים על פי מספר המשתמשים ועל פי השירותים הנצרכים בלבד.

ג. גמישות - אפשרות למימוש הדרגתי הן ברמת הפונקציונאלית של השירותים והן במספר המשתמשים. כמו כן ניתן לנסות מספר מוצרי SaaS במקביל בשל קלות התפעול והעלות הזולה.

יחד עם זאת, לשיטה זו ישנם גם חסרונות אשר עיקרם הינם:
פונקציונאליות מוגבלת היות והתוכנה אינה מותקנת על שרתי הארגון ומוגבלת במענה לצרכים מורכבים של ארגון גדול, סיכוני אבטחות מידע בשל חשיפה אפשרית של מידע הארגון לעובדי ספק השירות, קושי בביצועים היות והעבודה הינה מול מחשב מרוחק תוך שימוש בפרוטוקולי Web , ותלות מוחלטת בספק השירות לצורך עבודות שוטפות ושדרוג גרסאות.

נכון להיום השימוש ב- SaaS נפוץ בעיקר בארגוני SMB (ארגונים קטנים) החסרים את כוח האדם המיומן הנדרש לתחזוקת המערכות היישומיות והתוכנות הנדרשות. אולם בעולם אנו מתחילים לראות באחרונה מעבר ל- SaaS של גופים ציבוריים קטנים כגון: רשויות, בתי ספר, וכדומה.

הפן החשבונאי - האם החשבונאות מתייחסת לפעולה זו כמכירת רישיון או מתן שירות? משימה ראשונה הינה לזהות שאכן מדובר ב- SaaS והתוכנה אינה מותקנת בשרתי הלקוח אלא בשרתי החברה (הספק). בניגוד להכרה בהכנסה סטנדארטית מתוכנה אין אנו רואים בכך מסירה של רישיון וההכרה בהכנסה תחול כמתן שירות בשלב ה-"Go-live", כלומר: בעת שהלקוח קיבל את היכולת להשתמש בשירות. מרגע זה תוכר ההכנסה על פני תקופת החוזה וההתחייבות לאפשר שימוש בתוכנה. יש לשים לב שהעניינים יכולים להסתבך כאשר יחד עם חוזה ה- SaaS המארח ניתנים גם שירותים נוספים כגון שירותי ייעוץ שונים לפרקי זמן קצרים. במקרים אלו יש לדחות חלק מההכנסה בגין שירותי הייעוץ או לחילופין למצוא בעזרת מספר דרכים את "השווי ההוגן למוכר " (VSOE) של שירותי הייעוץ. אנו ממליצים להגיע אלינו לקבלת ייעוץ במקרה זה לאור המורכבות החשבונאית.