כידוע עמותות וחל"צים נדרשים להגיש לרשות התאגידים מידי שנה סדרת דוחות ומסמכים אשר הגשתם מהווה תנאי בסיסי לקבלת אישור ניהול תקין.

הגשת המסמכים המתייחסים לשנת 2011 תקנה את הזכות לקבל אישור ניהול תקין לשנת 2013. יש להגיש את המסמכים לרשות עד 30.6.2012.
באתר רשות התאגידים פורסמו הנחיות בנדון אשר במקביל נשלחו ונשלחים לעמותות וחל"צים. (לדו"ח המלא באתר רשות התאגידים - לחץ/י כאן)

להלן מספר דגשים והבהרות למי שטרם הגיש את הדוחות:

1. המסמכים שיש להגיש:
דוח כספי, דוח מילולי, המלצות ועדת ביקורת/גוף מבקר, רשימת 5 מקבלי השכר הגבוה, פרוטוקול אסיפה כללית בה אושרו הדוחות, דוח תרומות שנתקבלו מישות מדינית זרה (לגופים שמחזורם מעל 300,000 ש"ח).
במידה ורשימת תרומות שנתקבלו מעל 20,000 ש"ח לא כלולה בדוח הכספי, יש להגישה כנספח לדוח.
מומלץ לצרף גם את תצלום תשלום אגרת הרשם לשנת 2012.

2. טפסים מקוונים:
עמותות חייבות להגיש את המלצות ועדת הביקורת/גוף מבקר, את רשימת 5 מקבלי השכר הגבוה ואת רשימת החלטות האסיפה הכללית בטפסים מקוונים.
הדרישה לטפסים מקוונים הינה רק מעמותות שמחזורן הכספי מעל 5 מליון ש"ח.
למען הסר ספק, הדוח המילולי איננו חלק מתקנות הטפסים המקוונים ואין חובה להגישו בטופס מקוון, על אף שטופס כזה מצוי באתר הרשם והרשם ממליץ להגישו בטופס מקוון.
כמו כן, חל"צים אינם חייבים להגיש את הדיווחים בטפסים מקוונים.
באשר להחלטות האסיפה הכללית יש לדווחן בטופס מקוון שאינו תחליף לפרוטוקול אסיפה רגיל, ולטופס המקוון יש לצרף את הפרוטוקול של האסיפה.

3. חתימות:
יש לוודא כי הטפסים נחתמים על ידי הגורמים הרלוונטיים הנדרשים לחתום על כל טופס ולוודא כי הינם בעלי התפקידים אשר דווחו ככאלה בדוח המילולי.

4. המלצות ועדת ביקורת:
ועדת הביקורת אמורה להמליץ לאסיפה אם לאשר את הדוח הכספי והדוח המילולי. הטופס המקוון כולל התייחסות מובנית בגוף הטופס לדוח הכספי בלבד. יש להוסיף במלל גם את ההתייחסות לדוח המילולי וכמובן שיש להתייחס לשאר תפקידי ועדת הביקורת.

5. מכתב לוואי לחומר:
בהנחיות שפרסם הרשם מצוי טופס א', שהינו מכתב נלווה לחומר הכולל שאלון.
השאלון לכאורה מיותר אבל אני ממליץ למלא אותו באופן יסודי ולבדוק כל שאלה לפני שעונים שכן הוא כלי בקרה טוב מאוד למנוע טעויות ושגגות שעשויות לעכב את קבלת אישור הניהול התקין.