הביקורת הפנימית בקיבוץ, בהיותה כלי עזר לניהול וכן אמצעי לבדיקת הבקרות הקיימות בתהליכים המתנהלים בקיבוץ נדרשה במסגרת עבודה בין היתר גם לסוגיית הקופות הקטנות שכן, בפעילות זו נחשף הקיבוץ לסיכונים שנפרט להלן.

המאמר נכתב בעקבות ביקורות שנערכו בקופות קטנות המופעלות בקיבוצים והמסקנות שעלו מהביקורות.

קופה קטנה הינה קופה המוחזקת במרכזי פעילויות וענפים בקיבוץ ומשמשת כמקור כספי מזומן לפעילות לצורך הוצאות דחופות בהיקפים קטנים הנדרשים לתפעול היום יומי.

היתרון בקיומה של קופה קטנה במרכז הפעילות הינה בפישוט תהליך ביצוע החזר הוצאות בסכומים קטנים, ביצוע רכישות חד פעמיות ומזדמנות בהיקפים קטנים ללא הזדקקות לשירותי הנהלת החשבונות של הקיבוץ, קבלת אישורים מראש מגורם בכיר או בהצטיידות בכרטיסי אשראי והגעה לעיר הסמוכה לצורך הוצאת כספי מזומן.

בצד היתרון הקיים כאמור בקיומה של קופה קטנה, חבויים לא מעט סיכונים בדמות תרמיות, מעילות ואי סדרים המחייבים את הביקורת הפנימית בקיבוץ באיתורם ובבחינת קיומן של הבקרות הנדרשות על מנת לצמצם את הסיכונים המובנים באחזקת קופות קטנות בקיבוץ.

בבואנו לבקר את פעילות הקופות הקטנות עלינו לבחון את הסיכונים הקיימים בפעילות. מניסיוננו מביצוע ביקורות בקופות קטנות עולים מספר סיכונים שאת מקצתם נפרט להלן:

כספי מזומן המוחזקים בקופות הקטנות מהווים חשיפה לגניבה והיעלמות ללא השארת עקבות, מעצם היותו של המזומן אמצעי תשלום נזיל וגניב. זאת בעוד שאמצעי תשלום אחרים כמו המחאות, העברות בנקאיות, שימוש בכרטיסי אשראי וכיוצ"ב חשופים פחות להעלמות שכן, ניתן להתחקות אחר השימוש בהם ולרוב מחייבים קבלת אישור מראש על ידי גורם מוסמך. משכך, נדרש ניהול קפדני, מבוקר וממוסמך אחר התנהלות כספי המזומן.

ניהול הקופה הקטנה צריך להתבצע בשיטת דמי מחזור. על פי שיטה זו, בכל רגע נתון סכום המזומנים בקופה בצרוף הקבלות הינו קבוע ותואם את הסכום שנקבע מראש. ניהול הקופה באופן האמור מעלה את רמת הפיקוח והבקרה על התנהלות הקופה ומאפשר ביצוע ביקורות פתע על ידי בעל תפקיד חיצוני.

ניהול קופה בכל דרך אחרת חושף את הקיבוץ לחוסרים בקופה, להתנהלות שלא בהתאם לכללי מנהל תקין ולפיכך להיעלמות כספים עקב אי סדרים מחד ולביצוע מעילות מאידך.

ייעוד כספי הקופה הקטנה לרוב אינו מוגדר. הנהגת קופה קטנה ראשיתה בצורך העולה "מהשטח": מפעל הנדרש לשלם עבור משלוח חבילות בדואר, תשלום בגין קבלת שרות מבעל מקצוע בהיקפים קטנים, קניית כיבוד לאירוע חד פעמי, החזר בגין תשלום עבור חניה בתפקיד ועוד.

אולם משהונהגה קופה קטנה והיותה כלי זמין ונגיש שאינו מחייב אישורים והליכים מקובלים, אנו עדים להרחבת טווח השימושים בכספי הקופה: החזר הוצאות א.ש.להחזר הוצאות דלק, רכישת מצרכים במרכולית או בחדר האוכל ואף רכישת חומרי גלם.

ככל שמתרחב טווח השימושים בכספי הקופה, גדלה החשיפה לקיבוץ שכן, כפי שציינו, השימוש בכספי הקופה חשוף יותר מהשימוש באמצעי תשלום אחרים מאחר ועוקף הליך ביצוע רכישות מוסדר ובמקרים רבים אינו מקיים במסגרתו בקרות נאותות.

לפיכך, יש להגדיר את סוגי ההוצאות שניתן לבצען באמצעות הקופה הקטנה, הגדרה שתמנע את הרחבת השימוש בקופה הקטנה ותוודא כי התשלום יבוצע רק להוצאות מותרות.

רישום, אישור וניהול כספי הקופה צריך שיעשה באמצעות ספר קופה יעודי בו ירשמו פרטי ביצוע התשלום בהם תאריך קבלת הכספים, שם מקבל הכסף וחתימתו וסעיף ההוצאה. בדיקה בספרי קופות קטנות מעלה כי לא אחת מתבצע רישום על ידי אחראי הקופה אולם מקבל הכסף אינו נדרש לחתימה בספר הקופה.

בנוסף, יש לגבות כל משיכת כספים מהקופה הקטנה באסמכתאות: תעודות משלוח, קבלות חתומות ומאושרות על ידי מנהל הפעילות או מי שהוסמך על ידו.

במקרה שבדקנו נמצא כי האחראי על הקופה "לווה" סכום כסף לתקופה מסוימת מבלי לקבל אישור לפעולה זו, מבלי לרשום את הפעולה בספר הקופה ומבלי להשאיר אסמכתאות לפעילותו כ"מימון ביניים" לצרכיו האישיים.

אחסון הכספים לרוב אינו מבוצע באמצעים נאותים ומאובטחים. קיומה של הקופה הקטנה אינו סוד ומשכך, נדרש להבטיח את הכספים בשעות הפעילות וכן בשעות שלאחר העבודה. אי שמירת הכספים במקום מאובטח הופכת את כספי הקופה ליעד לפריצה וגניבה.

במספר לא מבוטל של מקרים, מצאנו כי אחראי הקופה נוהג לשמור את כספי הקופה בארנקו האישי , או בכיס מכנסיו או מעילו... שעם השלכתם לכביסה ... הכסף עובר "הלבנה" וחשוף להיעלמות...

בקרה ופיקוח

על מנת להקטין סיכונים ולמנוע מצב לפיו קיימים כשלים בפיקוח ובבקרה על פעילות הקופות הקטנות, יש לקבוע נוהל לקופות קטנות.

היתרון בקביעת נוהל הינו כפול: עצם כתיבת הנוהל מחייבת הליך של בדיקה והתייחסות לכלל הסיכונים הקיימים בפעילות הקופות הקטנות ובקביעת הבקרות הנדרשות בקיומן וכן, משנקבע הנוהל, משמש הנוהל ככלי בקרה אחר עמידה בדרישות הנוהל ובהדרכת בעלי תפקידים בעת החלפתם.

בנוהל יש להגדיר מספר נושאים כדלקמן:

סמכות: בעל התפקיד המוסמך לאשר פתיחת קופה קטנה והפעלתה. האם כל מנהל פעילות רשאי להפעיל קופה קטנה, או בעל תפקיד מרכזי (גזבר, מרכז משק, הנהלת החשבונות) רשאי לאשר הפעלת קופה.

יעוד כספי הקופה: בנוהל יוגדרו סוגי ההוצאות המותרות להשתלם מכספי הקופה הקטנה.

ניהול הקופה: קביעת אופן ניהול הקופה, כאמור רצוי שהקופה תנוהל בשיטת דמי מחזור. כמו כן, נדרש לקבוע את סכום הכסף שינוהל בקופה.

אחסון: אחסון הכספים בשעות הפעילות ולאחר שעות הפעילות חייב להיות מאובטח במקום נעול.

ספירות: ראוי לקבוע מועדים לספירת יתרת הקופה ולתעד את ביצוע הספירה.

ספירות פתע: מומלץ לקבוע גורם מוסך (גזבר, מנהל חשבונות, אחר) לביצוע ספירות פתע בקופות השונות. אמצעי בקרה זה מאפשר מעקב ובקרה אחר תנועת הכספים בקופה.

תפעול הקופה: קביעת אופן רישום הפעולות, קבלת אסמכתאות ואישורן על ידי גורם בכיר, חתימת מקבל ההחזר וכיוצ"ב. יש לזכור כי נדרש לשמור על עיקרון הפרדת התפקידים בתהליך.

העברה להנהלת החשבונות: קביעת מועדים להעברת הקבלות להנהלת החשבונות וחידוש כספי הקופה. עוד חשוב לקבוע את אחריות הנהלת החשבונות לקבלת פנקסי הקופה המלאים לצורך בקרה ומעקב.

כאמור, קופות קטנות אמורות לשרת פעילויות שונות ולהקל בביצוע החזרים ורכישת פריטים בסכומים קטנים. ביקורות שנערכו בקופות קטנות מעלות כי היקף הפעילות בקופות הקטנות הינו גמיש למדי: נמצאו קופות שהיקף פעילותן החודשי הינו עשרות שקלים בודדים אולם ישנן קופות שהיקף פעילותן מגיע לכמה אלפי שקלים בחודש ובקיבוץ בו מספר קופות קטנות המפוזרות בפעילויות השונות, מגיע היקף פעילות הקופות לאלפי ואף עשרות אלפי ש"ח מדי חודש.

ביקורת ניהול הקופות הקטנות תבחן את החשיפות הקיימות בפעילות בקיבוץ ותמליץ על הבקרות הנדרשות למזעור החשיפות ולאובדן כספי לקיבוץ.

צרו קשר עם המומחים שלנו לביקורת פנימית