תהליך שדרוג והחלפת מערכת ליבה אחת או יותר בפניהם עומד הארגון הוא מיזם גדול ולפיכך קיים סיכון משמעותי לכישלון בהסתמך על ניסיון מצטבר וסטטיסטיקה עולמית. מחזור החיים של פרויקט אסטרטגי בדרך כלל כולל את התהליכים הבאים: יזום, תכנון, הוצאה לפועל, ניטור ובקרה, וסגירה פורמלית של הפרויקט. בכל אחד מן השלבים יש לודא הלימה בין מטרות הארגון לבין המתבצע בפועל, כמו גם הערכה אוביקטיבית (ככל הניתן) של הנחות סמויות או גלויות והערכות של משאבים דרושים. ליווי מקצועי של מבקר מערכות מידע המספק הערכות אלה יכול לשפר משמעותית את סיכויי המיזם להסתיים בהצלחה.
מתודולוגית הליווי המקצועי של תהליך שדרוג והחלפת מערכות הליבה מסתמכת על מסגרת העבודה של COBIT - מסגרת עבודה לניהול, בקרה וביקורת של טכנולוגית מידע.
מסגרת COBIT מורכבת מקישור בין יעדים עסקיים ליעדים של טכנולוגית המידע. הקישור נעשה על ידי התמקדות בארבעה תהליכי על (תכנון וארגון, רכש וישום, אספקה ותמיכה, ניטור והערכה) המחולקים ל- 34 תהליכים עיקריים. כל מרכיבי COBIT והיחסים ביניהם מסוכמים באיור 1.

מטרת הביקורת על שינוי אסטרטגי היא לספק מידע תמציתי ועדכני למנהלת המיזם ולהנהלת הארגון על מנת שאלה יוכלו לקבל החלטות איכותיות באופן מהיר תוך התייחסות לסיכונים ולבקרות הדרושים. שרותי הביקורת הניתנים במסגרת זו יבטיחו כי:
• המיזם נמצא בתאימות עם הצרכים העסקיים
• המיזם יאפשר ויתמוך בפעילות העסקית הצפויה
• נעשה שימוש מושכל ומיטבי במשאבים שהועמדו לטובת הפרויקט
• סיכוני טכנולוגית המידע מנוהלים כראוי.
מעבר לכך, מסגרת העבודה מפרטת פעילויות ומצביעה על בעלי ענין וסוג המעורבות הדרושה מבעלי תפקיד ובעלי ענין. איור 2 לקוח מתוך הפרק של COBIT אשר דן בניהול פרויקטים, ובכלל זה שדרוג או שידוד מערכות כולל.

תהליך ביקורת מסוג זה כולל:

• ביקורת ממשל IT
ביצוע ביקורת ופיקוח שוטפים על ממשל תקין של הפרויקט כולו, על מנת לסייע לצמצם את הסיכון שהמיזם לא יעמוד ביעדים ובמסגרת התקציב והזמן שהקצו לו. פעילות זו כוללת השתתפות בועדות היגוי, השתתפות בישיבות פרויקטליות אחרות ומתן הערות להתנהלות הפרויקטלית.
תוצרי חלק זה יכללו התייחסות להרכב של ועדת ההיגוי, הבנתה את תפקידה, התנהלות קבלת החלטות בועדה, התנהלות הפיקוח והבקרה של ועדת ההיגוי על המיזם.

• ביקורת התאמת המיזם ואפיון המערכת לדרישות עסקיות
בדיקה שאכן זוהו כל בעלי הענין בפרויקט, עיון במסמכים שונים על מנת לודא שצרכיהם באים לידי ביטוי, ביקורת על מתאם טוב בין הצרכים העסקיים לבין תוצרי המרתם למסמכים טכניים.
בין התוצרים שיופקו ניתן למנות מתודולוגיה לזיהוי בעלי ענין ודרוג פורמלי של צרכיהם, מידת מעורבותם ובאילו נקודות זמן, בדיקת צרכים מזוהים מול אפיון והצבעה על פערים או היעדרם.

• ביקורת ניהול הפרויקט
ביקורת כוללת על תוכנית העבודה של הפרויקט והתקדמותה, איתור צווארי בקבוק וביצוע ביקורת על התנהלות הפרויקט, מעקב אחר ביצוע תוכנית העבודה ועריכת ישיבות מעקב שוטפות.
בין התוצרים שיופקו ניתן למנות התיחסות לשימוש בתהליכים פרויקטלים על פי תקן של PMI / PMBOK, תקשורת פנים-פרויקטלית, הקצאת משאבים המתאימים למשימות תכולת עבודה (Statement of Work - SOW), מצב בפועל מול baseline ועוד, עמידה באבני הדרך של הפרויקט וכו'.

• ביקורת אפיון תהליכי עבודה והגדרת תכולת עבודה (SOW)
המשקפת את צורכי הארגון. המבקר יבדוק כי הקצאת זמנים ומשאבים נעשתה באופן ריאלי (ולא אופטימיים כפי שקורה רבות), ויבדוק כי מתנהל מעקב ראוי אחר מימוש תכולת העבודה.
בין התוצרים שיופקו ניתן למנות התיחסות לפרוק תכולת העבודה למשימות וליחידות עבודה (WBS) על פי המלצות PMI/PMBOK והקצאת זמנים המתאימים ליחידות עבודה.

• ביקורת תשתיות נתונים
ביקורת על הגדרת מבני נתונים ורמת פירוט נתונים על מנת לוודא כי אלה תואמים את רמות הדיווח הנדרשות. ביקורת זו מסייעת בבניית תשתיות הנתונים כך שיהיו שלמים, תקינים וזמינים.
משימות הביקורת יכללו ביקורת על תכנון וישום האונטולוגיה והטקסונומיה שמהווים תשתית לכל הנתונים ללא קשר לצורת ארגונם, בקורת על התכנון של מסד הנתונים הרלציוני ובפרט על קשרים, נרמול בהתאם לכללי Codd , שימוש מושכל ב- Views, אופטמיזציה של שאילתות, תכנון אינדקסים לביצועים מיטביים, הצפנה של שדות רגישים, שימוש מושכל ב"קבצים שטוחים" (flat files) ושימוש מקצועי בטכנולוגית XML ובכלל זה שימוש בסכמות XSD.

• ביקורת תכנון הסבות וטיוב נתונים
ביקורת המתמקדת בתהליך טיוב הנתונים ממערכות מידע שיוצאות משימוש ומערכות משיקות המזינות את המערכת המשודרגת. במסגרת ביקורת זו נבדקת גם מדיניות שמירת היסטורית נתונים, תכנון הסבות נתונים למערכת החדשה, ובדיקת תקינות מערך ההסבות במערכת המשודרגת.
בין התוצרים שיופקו תהיה התיחסות להבטחת שלמות נתונים, כללים (חוקים) לניהול נתונים חסרים על פי סווג חשיבותם העסקית ובנפרד גם חשיבותם הטכנולוגית, כללים (חוקים) לניהול נתונים שגויים בעליל, שימוש הכרחי בלבד בקבצי ממשק בין תת-מערכות והתיחסות למנגנונים המבטיחים את מקוריותם, שלמותם ונכונותם בהעברתם ובקליטם.

• ביקורת תהליכי בדיקה וביצוע מבחני קבלה כוללים למערכת
המבקר בודק כי בדיקות פונקציונליות, ידידותיות, נכונות, בדיקת המערכת מול תקלות משתמש ותקלות נתונים, בדיקת עומסים ועוד מתוכננים כראוי, מבוצעים כמתוכנן ותוצאותיהם תואמות את דרישות ואפיון המערכת.
בין התוצרים שיופקו ניתן למנות התיחסות לשיטות בדיקה פורמליות כגון שיטות לאימות חד משמעי שהתוכנה מקיימת את המפרט, זיהוי שגיאות קלט ותגובה התואמת את המפרט; שימוש נאות במתודולוגיות וכלים לבדיקת עומסים; בדיקות אבטחת מידע, בעיקר למרכיבים שחשופים למשתמשי קצה ובפרט באינטרנט; תיעוד מקצועי של תוצאות הבדיקות, נהלי עבודה לטיפול בבעיות שהתגלו.

• ביקורת וסיוע בהגדרת מערך ההרשאות
כולל מנגנוני בקרה והפרדת סמכויות על מנת לודא כי המערכת מתוכננת נכון ומיושמת כהלכה בתחום רגיש זה, כולל יכולות של המערכת למנוע הרשאות עודפות או הרשאות סותרות, ויכולת לדווח על מצב הרשאות קיים לצורך אשרור תקופתי.
בין התוצרים שיופקו ניתן למנות התיחסות להרשאות סותרות, מנגנון המונע מתן הרשאות כאלה, התיחסות בקרות מנטרות הרשאות גישה ופעולה לבעלי תפקידים שונים, ניהול הליכי ווידוא ומעקב אחר פעולות שנעשו בעקבות מתן הרשאות רגישות.

הצלחה של מיזם מוגדרת כעמידה בתקציב, בלוח הזמנים ובמסירת מערכת העומדת בכל דרישות האפיון. מחקרים מן השנים האחרונות מראים כי רק כ- 32% מן המיזמים הם מוצלחים, על פי ההגדרה לעיל. אחוז ההצלחה הגבוה ביותר הוא בפרויקטים קטנים. אחוז ההצלחה בפרויקטים אסטרטגים הוא כ- 20% בלבד. מרבית הפרויקטים מסתיימים תוך חריגה בזמנים, בתקציב או באי הענות לדרישות, כאשר כ- 24% מהם מופסקים תוך כדי ביצועם וההשקעה בהם יורדת לטמיון. ליווי מקצועי של מבקר מערכות מידע יכול לשפר משמעותית את סיכויי המיזם להסתיים בהצלחה הואיל וליווי כזה מקטין משמעותית את הסיכונים שמביאים לכשלון.