מנכ"לים, מנהלי תפעול והשקעות ומנהלי מערכות מידע רבים בארגונים שונים וודאי שואלים את עצמם עד כמה הנתונים והמידע במערכות המידע השונות של הארגון מהווים בסיס מהימן לקבלת החלטות ולניהולו של הארגון. סוגיה זו אינה מעסיקה רק את ההנהלה הבכירה, בעלי התפקידים השונים בארגון נתקלים לא פעם בנתונים לא ברורים או חסרים אשר גוזלים זמן עבודה יקר בהתגברות על פער המידע ותיקונו. בגופים מוסדיים בהם קיים ריבוי מערכות ותפעול המערכות לעתים נעשה על ידי בנקים מתפעלים, שאלת אמינות הנתונים אף מורכבת יותר כיוון שמרבית הנתונים אינם בשליטת החברה. כיום מתחילה להתבסס ההכרה כי מהימנות ותקפות הנתונים במערכות המידע הינם גורמים קריטיים לניהול תקין של כל חברה, תפעולה השוטף ואף בהגדרת דרכי הפעולה לצמיחת החברה.

ניהול מערך החיסכון הפנסיוני מושתת על בסיס נתונים רחב, לפיו מחושבות זכויות עמיתים. לפיכך, קיום נתונים מהימנים ומדויקים חיוני לניהול תקין של כספי עמיתים ולחישוב זכויותיהם. בפרט, השינויים הרבים שחלו בתנאי המוצרים לאורך השנים והניוד החופשי של כספי חיסכון בין מוצרים שונים מעצימים את חשיבות מהימנות הנתונים. כמו כן מערך נתונים שאינו מהימן ושלם כראוי עלול להוביל לאיבוד נתונים בניוד כספים.

הממונה על שוק ההון אשר הכיר בחשיבות הנושא פרסם לאחרונה חוזר בנושא "טיוב נתוני זכויות עמיתים בגופים מוסדיים". על פי החוזר, יידרשו גופים מוסדיים להבטיח שזכויות העמיתים מהימנות ושלמות, ולתקנן במידת הצורך. מטרת החוזר הנה להגדיר את הפעולות הנדרשות מגוף מוסדי כדי להבטיח שרישום זכויות עמיתים במערכות מידע יהיה מהימן, שלם, זמין וניתן לאחזור. טיוטת החוזר מדגישה את החשיבות הרבה בניהול המידע הקשור לזכויות עמיתים באופן אשר יבטיח את שלמותו ואמינותו ויאפשר להציגו תוך זמן סביר. כמו כן בטיוטת החוזר מדגיש הרגולטור את חשיבות ניהול המידע באופן ממוכן, כך שיתאפשר לבצע פיקוח ובקרה על זכויות העמיתים, ועל מנת שעמית יוכל לבצע מעקב ובקרה שוטפים לגבי זכויותיו.

אז מה זה טיוב נתונים? טיוב נתונים הינו תהליך של זיהוי ותיקון של מידע משובש או לא מדויק, אשר מקורו בקלט או בחישוב, הנמצא במסד נתונים ו/או השלמת מידע חסר. המונח מתייחס לזיהוי של נתונים לא שלמים, שגויים, לא מדויקים, בבסיס הנתונים ולהחלפה, לשינוי או למחיקה שלהם. במסגרת התהליך מתבצעות פעולות שונות אשר מטרתן שיפור באיכות וביעילות מערכות המידע של הארגון כגון אימות יישויות, עדכון כתובות/טלפונים/שם משפחה השלמת פרטים חסרים (לדוגמא פרטי מוטב בקופ"ג) איחוד ישויות אשר מזוהות באופן שונה (לדוגמא ת"א ותל אביב) ועוד.

בתכנון פרוייקט טיוב נתונים יש לזכור כי לא מדובר בתהליך נקודתי אלא בתהליך מתמשך אשר משפר באופן מתמיד את הנתונים הקיימים במערכות המידע, וחשוב מכך את הנתונים החדשים הנקלטים במערכות המידע. אמנם הטריגר הנוכחי לביצוע טיוב נתונים בגופים המוסדיים הינו מתן מענה לרגולציה, אך חברות אשר ישכילו ויתכננו את הפרוייקט בצורה מיטבית שתוביל לניהול נתונים אפקטיבי תוכלנה להשיג תועלת מביצוע הפרוייקט מעבר למענה ה"יבש" לרגולציה. לתהליך טיוב נתונים קיימים יתרונות רבים כגון: יכולת לבצע ניתוח מדוייק יותר של נתוני לקוחות התאמת מוצרים טובה יותר ושיפור יכולות השיווק, הפחתת טעויות חישוב וכתוצאה מכך הפחתת הסיכון לתביעות, חיזוק הקשר עם לקוחות, הפחתה בעלויות משלוחי דואר עקב הקטנת כמות דואר חוזר, העלאת שביעות רצון לקוחות ושימורם, הקטנת נפח בסיס הנתונים על ידי ניהול נתונים במקום אחד במקום ריבוי טבלאות, מהימנות הדיווח הכספי, חסכון זמן שמוקדש לתיקונים ידניים ועוד.

כאשר מדברים על טיוב נתונים, האסוציאציה הראשונה שעולה/הפרשנות הראשונה שניתנת הינה טיוב נתוני לקוחות כגון: שם, שם משפחה, טלפון כתובת, גיל וכו' ואכן במתודולוגיות רבות לטיוב נתונים ניתנת התייחסות רבה (ולעיתים אף הבלעדית) לנתונים מסוג זה. אולם הנחה זו הינה מוטעית וקיימים עוד סוגים רבים של נתונים אשר צריכים להלקח בחשבון במסגרת תהליך טיוב הנתונים. יש לשים לב כי החוזר מנחה את הגופים המוסדיים לטייב נתונים אשר משפיעים על זכויות העמיתים ו/או על יצבות הגוף המוסדי, לפיכך קיימים נתונים משמעותיים נוספים אשר יש לטייב מלבד נתוני לקוחות וזכויותיהם. קיימת חשיבות בבחירת הגורמים אשר ילוו את הפרוייקט (בין אם מתוך החברה ו/או יועצים חיצוניים) אשר מבינים ומכירים את אופי הפעילות בגופים מוסדיים ובתהליכי הדיווח הכספי. כמו כן, מתודולוגיות שונות בנושא טיוב נתונים מציעות תהליך טיוב עם מינימום התערבות של גורמים מהחברה אולם יש לשים לב כי קיימת חשיבות רבה כי בעלי המידע (data owner) של הנתונים השונים יהיו מעורבים בפרוייקט בתהליכי בחירת הנתונים לטיוב והגדרת עקרונות התיקון של הנתונים, כמו שלא ניתן לפתח מערכת מידע ללא הגדרת דרישות של המשתמש העסקי ומעורבתו בשלבי הפרוייקט השונים, כך גם המפתח לתהליך טיוב נתונים אפקטיבי הינו שילוב בעלי המידע בפרוייקט אשר תוצאות הטיוב ישפיעו בראש ובראשונה עליהם.

אז איך עושים את זה? כמו בכל פרוייקט חשוב כי החברה תמנה מנהל פרוייקט אשר ינהל את הפרוייקט באופן שוטף וכן תמנה ועדת היגוי לפרוייקט שתכלול את נציגי הצוותים המבצעים את הטיוב ונציגי הגורמים אשר אחראים לספק מידע על המצב הקיים בחברה, מבנה הנתונים, קשרים בין נתונים וקבלת החלטות לאורך הפרוייקט כגון אישור רשימת נתונים לטיוב.

להלן השלבים העקריים בפרוייקט:

א. הגדרת הפערים - זיהוי הנתונים אשר על הגוף המוסדי לתקן. בשלב זה יש לבצע מיפוי של הנתונים והמידע אשר משפיעים על זכויות או על הגוף המוסדי ובחינה של מהימנות המידע וקיומם של נתונים חסרים ו/או שגויים.

ב. תיקון הנתונים - צמצום הנתונים השגויים והחסרים על פי עקרונות תיקון שיקבעו על ידי החברה (לדוגמא במידה ונמצא פער בנתון מסויים בין מערכת א' למערכת ב' מהו הנתון הנכון?) והשלמת נתונים חסרים (לדוגמא על ידי סריקת מסמכים).

ג. הגדרת בקרות לשמירת תיקון הנתונים לאורך זמן – על מנת להבטיח את המשך תקינות הנתונים והמידע במערכת המידע, ועל מנת שתיקון הנתונים לא יתבצע רק באופן נקודתי, קיימת חשיבות לבחון את הסיבות אשר גרמו לחוסר/שגויים בנתונים ובמידת הצורך להגדיר שינויים בתהליכי העבודה להזנת הנתונים במערכות המידע, ובקרות אשר ימנעו חוסרים/שגויים בעתיד.

החוזר מגדיר כי סיום פרוייקט הטיוב הינו ה- 30.06.2016 אולם יש לשים לב כי החוזר כולל אבני דרך שונים אשר יש לבצע במועדים מוקדמים יותר והראשון בהם הינו סיום עריכת סקר הפערים לעוד שנה מהיום (31.12.2012) לפיכך על הגופים המוסדיים להערך בהקדם ליישום החוזר.

לסיכום, הגופים המוסדיים השונים מופקדים על ניהול כספי ציבור ומתוקף כך מוטלת עליהם החובה לפעול בזהירות ומיומנות, תוך נקיטת כל האמצעים הסבירים לשם שמירה על הנכסים שבניהולם ועל הזכויות הנובעות מנכסים אלו. בשל היות המידע בעל השפעה מכרעת על הניהול התקין בגופים הללו, על יציבותם ועל חישוב זכויות העמיתים או המבוטחים, נתונים ומידע שלמים ואמינים מהווים רכיב מרכזי ביכולת התפעול והניהול של הגופים המוסדיים. לאור האמור לעיל, קיימת חשיבות רבה לכך שגוף מוסדי ינהל את הנתונים והמידע הקשור לזכויות עמיתים בצורה שתאפשר להציגו באופן שלם ואמין, תוך זמן סביר. גופים אשר יבצעו את הפרוייקט באופן אפקטיבי יפיקו תועלת לא רק ממענה לרגולציה אלא גם מיתרונות רבים ונוספים אשר קיימים בניהול בסיס נתונים שלם ואמין.