שמעון ברונר, מנהל אגף בכיר למערכות מידע במשרד הכלכלה, היו"ר העולמי של ארגון ה – ICA, ארגון בין לאומי של מנמ"רים בממשלות בהן רמת המחשוב גבוהה. בארגון 26 מדינות ביניהן: ארה"ב, קנדה, סינגפור, שבדיה, אסטוניה, ישראל ועוד.

חמשת הנקודות העיקריות לדעתי לייעול שירותי ה– IT בארגון הן:

בהיבט הארגוני

• תמיכה בתהליכים עסקיים ותפעוליים מרכזיים תוך יישום ושיפור מתמיד ע"י אמצעים טכנולוגים מתקדמים ואחרים, ובמידת האפשר הצפת הזדמנויות עסקיות על בסיס טכנולוגיות מתקדמות – בחינה עסקית כולל מדדים כלכליים של שילוב טכנולוגיות בפן העסקי של הארגון.

• שילוב טכנולוגיות שתאפשרנה את העצמת היעילות של העובדים ע"י שימוש בטכנולוגיות מתקדמות. לדוגמא: תשתיות מובייל – ניתן לייעל תהליכים ע"י העברת תהליכי עבודה ידניים, נייחים לאמצעים ניידים.

• חשיפת הארגון לטכנולוגיות חדשות – חשיפת הארגון על כלל מרכיביו לטכנולוגיות ICT מתקדמות תוך התאמה וכיוון של הטכנולוגיות לגופים השונים בארגון.

בהיבט טכנולוגיות המידע

• שיפור מתמיד של הידע הטכנולוגי בקרב עובדי ה– IT האחראים על תשתיות הטכנולוגיה הארגונית (ICT), והבטחת קידום הידע אצל אנשי המקצוע אל עבר החזית הטכנולוגית.

• תמיכה בבניית מערך ICT אמין וחדשני תוך שיתוף, לימוד והעברת ידע בין הגורמים השונים, הקמת תשתיות פיתוח רוחביות לשימוש חוזר במערכות השונות והקמת בסיסי ידע מקצועיים.

טכנולוגית מידע במשרד הכלכלה – רקע

במרוצת השנים התמודדנו בהצלחה עם הצורך להצטיין, לתכנן קדימה, לחשוב ולממש שיפורים וחידושים ולהתייחס בו בעת גם לבעיות היומיום. יציבות ושמירה על הקיים, לצד חדשנות והסתגלות לסביבה המשתנה, הם התנאים ההכרחיים להתפתחות האגף למערכות מידע במשרד הכלכלה ושגשוגו. חיזוק התשתית התומכת, וטיפוח המשאב האנושי, יהפכונו למומחים בתחומנו, נמצה טוב יותר את כישורינו ואת כישרונותינו.

התחום של מערכות מידע במשרד עבר בתקופה האחרונה רה-אירגון עמוק מאד. זהו מיזוג ואינטגרציה שהתאפיינו הן בגודלו והן במורכבותו. זהו שינוי מאתגר ומלהיב, מכיוון שהוא יצר הזדמנויות ואפשרויות חדשות, גיוון במשימות, תפקידים חדשים ורעיונות חדשים. זאת עם כל הקשיים הכרוכים בכך. אך כדברי אלברט איינשטיין "בלב הקושי שוכנת ההזדמנות".

התקציבים הם לעולם מוגבלים, מצומצמים ומצטמצמים ואילו המשימות והצרכים הולכים וגדלים, במיוחד בתקופה זו, בה אנו נדרשים לחדש ולייעל מערכות תפעוליות קיימות, לבצע אינטגרציה בין מערכות, לאמץ סטנדרטים אחידים ושיטות פעולה משופרות, וליצור שפה אחידה, טרמינולוגיה אחידה. אנו נערכים לתמורות והשינויים האירגוניים ע"י יתר התמקדות, הורדת עלויות, כדי להותיר נתח גדול יותר למשימות הפיתוח וההתחדשות.
בבואנו לבחון את פעילויות המחשוב במשרד לשנים הקרובות באשר לאפקטיביות יחידת ה– IT ותהליכי ה– IT במשרד עלינו לבחון לא רק את השאלה האם אנחנו עושים את הדברים הנכונים, אלא האם אנו עושים אותם נכון.

חזון אגף מערכות מידע במשרד הכלכלה הוא להצעיד את משרד הכלכלה להיות משרד מוביל בקרב משרדי הממשלה בתחום ה– IT, ועל מנת להגיע לכך מתבססת תכנית העבודה של אגף מערכות מידע במשרד בנקודות המרכזיות הבאות:

חזון היחידה – שירות לאזרח

אגף בכיר למערכות מידע במשרד הכלכלה מעניק שירותי טכנולוגיות מידע עבור כלל יחידות המשרד על מנת לאפשר להן לבצע את ייעודם המלא באופן היעיל ביותר.

מטרת האגף לספק סביבת מחשוב זמינה, יעילה, מתקדמת וחדשנית על מנת לתת מענה לצרכי יחידות/אגפי המשרד ולהעניק פתרונות כוללניים בתחום מערכות המידע. כמו כן האגף מהווה את מוקד הידע המקצועי בנושאי ציוד מחשוב, תקשורת מחשבים, תוכנות, הפעלת שרתים וציוד נלווה.

פעילות האגף להעמדת מערך מתקדם לרשות היחידות השונות מונחית על-ידי הערך העליון הנגזר מהתכנית הכלל משרדית והוא שיפור מתן השירות שהמשרד מעניק לכלל לקוחותיו – אזרחים, תאגידים, חברות, עסקים קטנים ובינוניים, יצואנים וכו'.
לצורך כך פותחו על ידינו בשנתיים האחרונות תשתיות מידע, יישומים (אפליקציות) המשרתים את היחידות השונות ומהווים בסיס למתן שירותים לציבור באופן אחיד ומאוחד, טפסי אינטרנט מקוונים, תשלומים מקוונים, שירותי מידע באתר המשרד, שליחת אימיילים ומסרונים באופן תשתיתי ואינטראקטיבי מתוך המערכות התפעוליות, כל זאת על מנת לספק ללקוחות המשרד את המידע הנדרש בצורה אמינה, מאובטחת וזמינה.

אתר המשרד, פורטל המשרד ורשתות חברתיות

בשנתיים האחרונות, בוצעה מתיחת פנים להתאמת אתר המשרד למיתוג החדש שהוגדר במשרד.
במקביל, בוצע איפיון, עיצוב והחל פיתוח לאתר חדש, המפותח בתשתיות כלל ממשלתיות של GOVX. האתר החדש אמור לעלות לאוויר בסוף 2014, בתקופה זו אף הועלה אתר חדש עבור הסוכנות לעסקים קטנים הכולל שירותי מידע וסימולאטורים לרווחת היזמים.

כמו כן קיים פיתוח ותחזוקת אתרים עבור היחידות השונות במשרד על פי דרישה.
פורטל המשרד (שע"ר) מהווה נקודת מפגש להתמצאות אירגונית במשרד וכולל: אלפון, טפסים לרווחת העובד, נהלי משרד ותקנונים, לינקים למאגרי מידע ובמה להנהלת המשרד להעברת מידע לציבור העובדים.
לצורך פנייה וחשיפה לקהלי יעד שונים, נעשה שימוש ברשתות חברתיות. דוגמא אפקטיבית לכך הינה קמפיין כחול לבן שפורסם בהצלחה לאחרונה.

פותחו גם מספר אפליקציות לטלפוניה חכמה כגון מחשבון שכר לעבודת נוער – עבור יחידת אכיפה והסדרה (גם בעברית וגם בערבית), אפליקציה לשירות העסקים הקטנים והבינוניים וכד'.

מערכות תומכות תהליכים

במשרד קיימות למעלה מ-80 מערכות ייעודיות, תומכות תהליכים ברובן, לצורך מחשוב הפעילות ביחידות השונות. המערכות מלוות למעלה מ-90% מהתהליכים במשרד.
בשנים האחרונות נעשה שינוי בתפיסת הפתרון למערכות אלו כחלק מחזון היחידה למתן שירות ללקוחות המשרד. פיתוח המערכות החדשות והמחודשות נעשה תוך התאמה ושילוב תשתיות כלל ממשלתיות כגון ממשל זמין (שרת הטפסים, שרת התשלומים), מרכב"ה, וכו', במקביל להגדרת נהלי עבודה וארגון שיטות העבודה ביחידות המשרד.
הפיתוח והתחזוקה באגף נעשים באופן תשתיתי ורוחבי תוך הקדשת חשיבה לשימוש רב פעמי ברכיבי הפיתוח.
פרוייקטי הדגל במשרד הינם:

מערכות עבור אגף מעונות יום – מחשוב מחדש של תהליך רישום למעונות צהרונים וכו'.פיתוח מערכות ייעודיות באינטרנט עבור גורמים חיצוניים כגון: ציבור ההורים, מנהלות ארגונים וכו' ופיתוח מערכת ייעודית של מוקד חיצוני למשרד (טלאול) בנושא מעונות היום ומשפחתונים. במקביל בוצע פיתוח משלים ופיתוח ממשקים מורכבים למערכת הפיננסית הקיימת במשרד ולמרכב"ה.

מערכות עבור האגף הסדרה ואכיפה – איפיון והגדרת תהליכים למערכת כוללת חדשה המאגדת את כלל פעילות האגף. המערכת תומכת בחוק החדש להגברת האכיפה בתחום חוקי העבודה ומאפשרת לעובדי היחידה להטיל עיצומים כספיים. במקביל נעשה פיתוח להקמת מערכות עבור תהליכים נוספים.

חשמלאים ומהנדסים – פותחו 2 מערכות ייעודיות חדשות עבור יחידות רישום ורישוי אלו המטפלות בכלל תהליך ההסמכה ורישוי החל משלב הגשת טופס הבקשה ועד לתשלום האגרה והנפקת כרטיס פלסטיק.

סחר חוץ – מחשוב תהליכים לשיפור איכות השירות עבור קהל היעד. ניהול בקשות סיוע ליצואנים, ניהול מערך פגישות עבודה בתערוכות בינוניות ומערכת ניהול תוכניות עבודה ייעודית לנספחים.

מערכות מל"ח – המשרד הינו חלק מהמערך הממשלתי לשעת חירום, פותחו מערכות שונות לתמיכה בעורף בעתות אלו כגון מערכת ריתוק משקי, ולת"ם כולל ממשק בכספת מול צה"ל, הקמת חדרי מצב ופיתוח מערכת מל"ח חדשה.

טיפול נושא יצוא/יבוא – הקמה ופיתוח מערכות שונות כגון – שח"ט שחרור טובין במכס, מכסות יבוא, יבוא יהלומים כולל הקמת עמדת שירות בנתב"ג ועבודה מול חברות שילוח להתאמת התהליך.

מאגר עסקים ותאגידים כלל משרדי – מאגר קיים לניהול עסקים וחברות המכיל כ-500 אלף רשומות, אשר ביוזמת הנהלת המשרד הבכירה, עובר כיום שדרוג משמעותי. השדרוג כולל: ביצוע טיוב לנתונים הקיימים לרבות זיהוי נתונים כפולים וקשרים בין חברות, שילוב נתונים ממקורות מידע שונים ובניית ממשק משתמש חדש וידידותי אשר יאפשר שימוש נרחב במאגר ע"י עובדי המשרד בכלל והנהלת המשרד בפרט.

מערכת תמ"ר – מערכת תכנון ממשלתי רוחבי לניהול תוכניות עבודה שפותחה במשרדנו ואומצה ע"י משרד ראש הממשלה לשמש כפלטפורמה לניהול תוכניות עבודה של הממשלה. לצורך כך נעשה שימוש בתשתיות ענן של התקשוב הממשלתי, בוצעו מאות הדרכות למשתמשים ביותר מ- 15 משרדים שנקלטו בשנה זו, פיתוח ותחזוקה.

ארכיטקטורה תשתיתית, חומרה וציוד

האגף למערכות מידע במשרד הכלכלה השקיע בבניית ארכיטקטורה ומאגרי מידע כלל משרדיים, מבוססים כלי מיקרוסופט בשילוב תשתיות ממשל זמין על מנת לייצר תשתית כלל משרדית. במקביל בוצע שדרוג של מערך התשתיות והחומרה במשרד על מנת לעמוד בסטנדרטים המשרדיים.

בשנתיים האחרונות טופלו באמצעות תשתיות אלו למעלה ממיליון פניות חיצוניות למשרד ופנימיות.
ביצוע עבודות תשתית ותחזוקה, שדרוג ציוד קצה המותאם לדרישות המתקדמות בשוק באתר הראשי (בנין ג'נרי), וב- 34 אתרים נוספים, ויותר מ- 40 אתרי ניספחויות מסחריות בחו"ל, סה"כ במשרד כ- 2,300 משתמשים.
הטמעת מערכת שליטה ובקרה לצורך ניטור שרתים וציוד תקשורת על מנת לטפל בתקלות עוד קודם פניית הלקוחות, סנכרון מיילים ופגישות לטלפון החכם עבור עובדי המשרד.

אבטחת מידע

שיפור מערך בטחון המידע המשרדי ביוזמה מיוחדת, משותפת בין קצין הבטחון וצוות אבטחת מידע באגף. יישום הנושא באמצעות חינוך והסברה לעובדי המשרד לצורך הגברת המודעות, רכישת כלים ופיתוח רכיבים, ביצוע הקשחות השרתים וניטור הרשתות.

כמו כן שוקד האגף בימים אלה על מיפוי השירותים לצורך בניית מנגון DRP (התאוששות מאסון) מותאם לצרכי המשרד על מנת להבטיח המשכיות עסקית בעת מצב חירום.