חברות משקיעות משאבים כספיים עצומים במערכות מידע - במערכות ERP, מערכות בינה עסקית, מערכות ניהול מסדי נתונים ופתרונות אבטחת מידע משוכללים ובסופו של דבר הנתונים מוצאים את דרכם לתוך הגיליון האלקטרוני.
השימוש בגיליונות אלקטרוניים כדוגמת אקסל (Excel) הוא זמין ונגיש לעובדים, המערכות המתוחכמות המוטמעות בארגונים לרוב מאפשרות את יצוא הנתונים לתוך גיליון אלקטרוני לצורך עיבוד נוסף ועל כן השימוש בגיליונות בקרב חברות וארגונים רבים הוא נרחב ונוגע להרבה מהתהליכים הקריטיים של הארגון לרבות תהליכי הדיווח הכספי.
למרות זאת, ויחסית להיקף השימוש בגיליונות האלקטרוניים קיים עדין חוסר מודעות בארגונים לחשיבות הניהול והניטור שלהם. רבות נכתב על הבעיות והסיכונים שנובעים מהשימוש בגיליונות האלקטרוניים ובכל זאת מדוע פיקוח וניהול נכון של גיליונות אלקטרוניים הוא חשוב?

על מנת לענות על השאלה ראשית נסקור בקצרה את הבעיות והסיכונים העיקריים הנובעים מהשימוש בגיליונות אלקטרוניים:

• הסיכון לטעויות בתום לב - מחקרים שנעשו בתחום מצביעים כי כ-90% מהגיליונות מכילים טעויות. ניתן לסווג את הטעיות למספר סוגים בהתאם לשכיחותם: טעויות הנובעות מהזנת נתונים שגויים לתוך הנוסחא, טעויות בנוסחא הנובעות מהפנייה שגויה לתאים אחרים בגיליון, טעיות לוגיות, טעויות "העתק-הדבק" וטעויות השמטה הנובעות משימוש בנוסחא בתאים שנמחקו או הושמטו.
• הסיכון לטעויות בזדון - מכלול הפונקציות, המאקרו והעיצובים המותנים יוצרים סביבה נוחה להונאות ותרמיות.
• הסיכון לשינויים בלתי ידועים - ריבוי משתמשים ו\או ריבוי גרסאות לגיליון מעלים את הסיכון לשינוי בלתי ידוע או בלתי מבוקר בייחוד אם המשתמש הוא לא המפתח המקורי של הגיליון.
• סיכון לשלמות הנתונים ודיוקם בעקבות גישה בלתי מורשית ובלתי מפוקחת - המידע שנשמר בגיליונות והגיליונות עצמם אינו מוגן בסיסמאות והרשאות גישה ועל כן קיימת גישה בלתי מפוקחת של המשתמשים למידע ברשת הארגונית המובילה לעתים לפגיעה בסודיות הנתונים.
• הסיכון לקבלת החלטות עסקיות מוטעות המתקבלות על בסיס מידע כספי לא מדויק שמקורו בנוסחאות שהשתבשו, נתונים שגויים שהוקלדו באופן ידני או שהובאו ממקור חיצוני אחר וכיוצ"ב.
• נהלי פיתוח לא תקינים - לעתים העובדים מפתחים לעצמם גיליונות מחוץ למסגרת של פיתוח וניהול השינויים עבור מערכות המידע הארגוניות, חוסר התיעוד והפיקוח על תהליך הפיתוח יכול להוביל לקשיים בתחקור המידע או החישובים שבוצעו באמצעות גיליונות אלו באם תיווצר דרישה כזו בעתיד.

הפתרון לסיכונים והבעיות שפורטו לעיל הוא הטמעת מערכת ESM - מערכות לניהול וניטור כולל של גיליונות אלקטרוניים. מערכות אילו נותנות מענה במספר היבטים:

• מאפשרות את איתורו של מלאי הגיליונות הנוגעים לתהליכים קריטיים בארגון. מערכות ESM סורקות את כלל הקבצים הקיימים ברשת הארגונית ומאתרות את הקבצים המכילים גיליונות. בנוסף, ניתן גם להגדיר שמלאי הקבצים לסריקה יכלול גם את סריקתם של כל קבצי משתמשי הקצה (EUC-End User Computing) כגון שאילתות מסדי נתונים, דוחות פלט וכדומה.
כתוצאה מסריקת גיליונות אילו נוצרת רשימת מצאי של הקבצים הכוללת מידע לגבי: שם הגיליון, שם המשתמש שיצר את הגיליון, למה הגיליון משמש, האם הגיליון מכיל מידע תפעולי או חשבונאי, גודל הגיליון, תדירות השימוש בגיליון וכיוצ"ב.
• קובעות לכל אחד מהגיליונות את פרופיל הסיכון על סמך מספר הנוסחאות, מורכבות הנוסחאות, קישורים למקורות חיצוניים, טעויות, התראות וכמות המידע המעובד בגיליון.
בהתאם לפרופיל הסיכון שנקבע ניתן לסמן את הקבצים הקשורים לתהליכים קריטיים ו\או קבצים בעלי סיכון גבוה ולהגדיר עבורם תוכנית מעקב וניהול בהתאם לאפשרויות הבקרה המוצעות על ידי מערכות ה-ESM. להלן מספר דוגמאות לכלי בקרה שמערכות ESM מציעות:
- אפשרויות מגוונות ליצירת דוחות חריגים על גיליונות לא מוגנים, גישה לא מורשית, שינויים בפרמטרים שונים בתוך הקבצים שהוגדרו כקריטיים בסריקת מלאי הגיליונות, יצירת גרסאות בלתי מבוקרות לגיליון וכדומה.
- קבלת התראות לדואר האלקטרוני של משתמשי מערכת ה-ESM על פעילות מסוימת שמצריכה דיווח מיידי למשל: בעקבות גישה לא מורשית ושינויים חשודים בגיליונות.
- איתור מגוון של טעויות והצעות לתיקון טעויות אלו.
- אפשרויות מגוונות ליצירת דוחות גרפיים המסכמים את הניהול והניטור הכלל ארגוני אחר השימוש בגיליונות וממקדים את המשתמש בזיהוי גורמי הסיכון הקריטיים.
- מעקב אחר תהליך של ניהול שינויים הכולל אישור שינויים יעיל ותיעוד לתהליך.
• הטמעת הטכנולוגיה לרוב אינה דורשת שינוי מהותי בדרך העבודה של משתמש הקצה באקסל ולכן קלה יחסית להטמעה בארגון.

לסיכום, להטמעת מערכת ESM בארגון יתרונות רבים. הטכנולוגיה תמזער טעויות המשפיעות על דיוק החישובים הפיננסים והתפעוליים, תמנע תרמיות, תמנע קנסות בעקבות פרסום מידע כספי לא מדויק, תצמצם את היקפי ותעריפי הביקורות החיצוניות ותתרום לתהליכי קבלת ההחלטות.

משרדינו מציע שירות של ליווי והטמעת מערכת ESM מבית CIMCON Software, Inc. חברה המובילה בתחום ומציעה מספר מוצרים בנושא.