"יש לנו המון המון נתונים, אך מעט מדי מידע מועיל" – זוהי אחת הטענות הנפוצות למי שעושה שימוש במערכת פיננסית ותפעולית.
מערכות המידע הקיבוציות הינן מהותיקות והטובות בשוק הישראלי. מערכות אלה סיפקו פתרונות למערכי הייצור והתפעול בתעשייה, מערכי הרכש והמכירה, מערכת פיננסית ותמחירית, וחלקן אף נתנו תמיכה בתזרימי המזומנים של הארגון. התפיסה בקיבוצים היתה שמוטב לעבוד עם מערכת אחת אשר תשרת את המפעלים, החקלאות והקיבוץ מתוך מחשבה מערכתית, תחזוקה אחידה וכמובן שיקולי עלות אחזקת חומרה ותוכנה.

המערכות הותיקות משרתות את המערכות הקיבוציות כבר למעלה מ – 25 שנה. חלק מבתי התוכנה ביצעו שידרוג של מערכות אלה לסביבה חלונאית מלאה וחלקן הסתפקו ב – "לבוש" חלונאי מבלי לשנות את יסודות המערכת. בתי התוכנה הישראליים מציעים בשנים האחרונות מערכות ERP מצויינות והבעייה העיקרית היום היא דווקא הבחירה הנכונה עבור הקיבוץ ומפעליו.
המאמר להלן יסקור את הנקודות העיקריות לקבלת החלטה נכונה בבחירת מערכת המידע האולטימטיבית:

השיקול הגלובלי:

שיקול זה מונע מכוח העובדה שהקיבוץ הינו חברת אחזקות המחזיקה ריבוי פעילויות מסוגים מגוונים. סוגי הפעילות האופיניים: תעשייה, מלאכה, עסקים זעירים, חקלאות, תיירות, ענפי שירות, קהילה, מערכות לשירות החברים (לרבות תקציב אישי) ועוד.

הגישה הלוקאלית מעדיפה "תוכנות מתמחות" על פני מערכות ERP כוללות. למפעל העוסק בייצור בענפי המזון, הפלסטיק, מתכת, מוצרים רפואיים וכיוב. – יש להתאים מערכת ERP הכוללת את המודולים הנחוצים לתעשייה זו, ובמידת האפשר לשלב במערכת גם תתי מודולים לסוג הייחודי של התעשייה המתאימה. לדוגמא: למפעל תעשייתי המייצר גופי מתכת, מן הראוי להתאים מערכת ERP הכוללת מודול של אחזקת מכונות וכן מערכת שמירת תכניות הנדסיות. למפעל המייצר מזון, מן הראוי להתאים מערכת ERP הכוללת מודול בקרת איכות יחודית למזון וכן מודול מעבדה, בהתאם להוראות משרד הבריאות וכיוב.

הגישה הגלובלית גורסת אחרת. על פי הגישה הגלובלית, יש לבחור מערכת ERP הכוללת את מרבית המכנה המשותף לכלל התאגידים והפעילויות של הקיבוץ. במידה ויש צורך במודולים יחודיים-מקצועיים, מן הראוי לרכשם בנפרד ולבצע חיבור מתאים בינם לבין מערכת ה – ERP שנבחרה. דוגמא קלסית הינה מערכת לניהול חדרי בית מלון, הבנויה לניהול מקצועי של המלון הקיבוצי.לפי הגישה הגלובלית, יש לייצר מימשקים של הנתונים הפיננסיים בלבד, מתוכנת ניהול המלון למערכת החשבונות המתנהלת באמצעות מערכת ERP של הקיבוץ ולא לבנות מודול "בית מלון" לתוך תוכנת ERP האמורה.

ההכרעה בין שתי הגישות תהיה מבוססת על השיקולים הבאים:

• עלות – ככל שהקיבוץ בעל אמצעים להשקיע משאבים כספיים גבוהים יותר – תועדף בדרך כלל הגישה הגלובלית. מערכת אחת כוללת הינה מותרות מחד, אך היא פתרון מיטבי לטווח ארוך מאידך.

• משאבי ניהול – ככל שהקיבוץ מסוגל למקד אנרגיה ניהולית לטובת פרויקט ה ERP, יעדיף את הגישה הגלובלית. אין ספק שמערכת ERP אחת כוללת אשר אמורה לשרת את הקיבוץ על מגוון מפעליו, דורשת משאבי ניהול רבים וממוקדים לטובת הפרויקט.

• ביזור ניהולי – ככל שהקיבוץ מבוזר יותר ניהולית, כך יעדיפו המנהלים לאמץ מערכת אשר עונה לדרישותיהם, מבלי לקחת בחשבון את כלל תאגידי הקיבוץ. בקיבוץ בו הניהול הינו ריכוזי יותר, תועדף מערכת ERP כוללת הרואה את צרכי כל המשתמשים.

השיקול הקיבוצי:

אין ספק שהמערכת הקיבוצית יצרה צרכים יחודיים אשר מאפיינים קיבוץ ומושב שיתופי ואינם קיימים במערכות פרטיות. המודולים המאפיינים קיבוץ, ממבט מערכות המידע הינם: תקציב אישי, בטוח לאומי, אוכלוסיה, מערכות מכר "פנימיות", ענפי עזר אשר הינם למעשה "פעילות יצרנית מעורבת", ביצוע רכש ותשלומים באמצעות ארגון קניות, מערך הלוואות מורכב, מערכת של התחשבנות בין תאגידי הקיבוץ (חשבונות הקשר המפורסמים) ועוד.

קיימים לא מעט גורמים המתלוננים על צרכים יחודיים אלה ודוחפים את מנהיגי הקיבוצים לעבור להתנהלות "נורמלית-כמו בעולם הגדול". מערכת התקציב האישי מוחלפת על ידי מערכת שכר רגילה ועבודה באמצעות חשבונות בנקים, מערכת האוכלוסיה והדיווח לביטוח הלאומי מוחלפות באמצעות מערך משאבי אנוש סטנדרטי, חשבונות הקשר מתבטלים וההתנהלות בין התאגידים עוברת ליחסי "ספק-לקוח", ענפי העזר הופכים לעסקים לכל דבר, המחייבים על כל שירות, ללא קשר לשאלה האם הלקוח הוא פנימי או חיצוני ועוד.

קיבוץ אשר ביצע הפרטה עמוקה, יוכל שלא להזדקק למודולים אלה, בעוד שקיבוץ שביצע הפרטה חלקית, ובוודאי קיבוץ מסורתי, יהיו חייבים להמשיך ולתחזק מודולים קיבוציים אלה.

אחת ההמלצות שלנו בעניין זה, היא לותר על מערכות התקציב האישי הותיקות ולעבור לניהול תקציב החברים בתוך תוכה של המערכת הפיננסית. במצב הקיים, בו מתנהלים תקציבי החברים בתת מערכת הנקראית "תקציב אישי", קיימות אפשרויות מגוונות לאי סדרים, חוסר שליטה ובקרה על זיכוי חברים שלא כדין ועוד. בעניין זה כתבנו כבר בעבר במדור זה ואנו תקווה שיותר ויותר קיבוצים יאמצו את הגישה הפיננסית על פני גישת התקציב האישי.

שיקול עלות המערכת:

עצם העלאת הצורך בהחלפת מערכת, מציף את שאלת העלות. חלק ניכר מהעלויות ניתן למדידה. אלה הן בדרך כלל העלויות הישירות והמזוהות: חומרה, תוכנה, מערכות היקפיות , רישוי, תחזוקה, ביטוח וכיוב. חלק אחר של עלויות קשה למדידה, אלה הן העלויות הבלתי מזוהות הכוללות: עלויות איכות, עלויות מידע, עלויות הכשרה והתמצאות במערכת ועוד.

בבואנו לבחון מערכת מידע חדשה, עלינו לבחון את שאלת העלויות כך שתילקחנה בחשבון הן העלויות המזוהות והן העלויות הבלתי מזוהות, על פי גישת העלות הכוללת לתקופה. כלומר: השאלה לא תהיה עוד "מהו מחיר המערכת ?", אלא: "מהו המחיר אותו משלם הארגון עבור צרכי המידע שלו לתקופה של חמש שנים ?!". על פי גישה זו יש לקחת בחשבון את השינויים אותם יעבור הארגון : הפרטה, הכנסת משקיע למפעל, הקמת מפעל בחו"ל, החלפת מערכות מקצועיות אשר צריכות להתממשק למערכת המרכזית, חיבור המערכת לאינטרנט לשימוש החברים ובעלי התפקידים, התפתחות צרכי המידע ועוד.