ההאטה בשוקי ההון ומחנק האשראי עלולים להעמיד ארגונים שליבת הפעילות שלהם רווחית וכדאית מול מצוקות של מימון הפעילות או גלגול המימון שלקחו להתנעת הפעילות. הדרך הטובה ביותר להתמודד עם משבר הינה להיות מודעים לסיכונים ולנהל את הסיכונים אליהם חשוף הארגון באופן אופטימאלי. בימים אלו לגזברות הארגון תפקיד מפתח בשליטה ובקרה על הוצאות הארגון ובכללם קביעת הפעילות הפיננסית של הארגון לרבות ניהול אפקטיבי לסיכון הנזילות בארגון.

אין ספק כי זהו אחד מהנושאים התובעניים ביותר, לא רק בהיבטי ניהול ואופטימיזציה של עתודות הכספים, במספר רב של מטבעות ומיקומים גיאוגרפיים שונים, אלא גם בהיבטים של חיזוי נזילות עתידית בדייקנות והתאמת התחזיות הללו, לשעות חירום אפשריות במסגרות זמן מרובות כך שעל הגזבר לוודא שהכסף של הארגון מושקע במטבע הנכון, במקום הנכון, בזמן ובעיתוי הנכון, ובעלות ובסיכון הסבירים ביותר. ניהול פיננסי נכון, המשיג את מטרה זו, עשוי לחסוך לארגון לפחות 2%-1% מהמחזור השנתי של הארגון.

קיימים נתונים רבים שהגזבר צריך להתחשב בהם בעת קביעה והתוויית המדיניות הפיננסית של החברה, וכמובן במהלך יום העבודה השוטף. ניהול נכון כולל בתוכו עבודה על תזרים חזוי, ביצוע השוואות איכותיות של תחזית מול ביצוע ברמה יומית, שבועית וחודשית. הסקת מסקנות וקביעת קווי מדיניות ודרכי פעולה בהמשך. עבודה דינאמית מול תזרים המזומנים כשבחשבון נלקחים פרמטרים רבים, ולא רק מצב חשבונות הבנק היא זו שאמורה לשפר ולייעל את עבודת הגזבר. ניהול שלוקח בחשבון גם תשלומים, תקבולים, מצב הזמנות פתוחות, חשבוניות פתוחות, מצב החשיפה במטבעות ברגע נתון ובטווחי זמן שונים, ומצב ההלוואות וההשקעות בבנקים השונים יהיה מקיף יותר ומדויק יותר. כל הנתונים הללו, מתווספים יחד ופותחים את הדרך לניהול פיננסי יעיל, נכון, אפקטיבי ובעל ערך רב לארגון.

לצורך בניית תזרים מזומנים וחיזוי אופטימאלי אנו נדרשים לבחון את אופן ניהול תהליכי העבודה בארגון. במגוון רחב של ארגונים מתחומים שונים אנו מזהים עבודה ידנית רבה לניהול תהליכי הבנקאות והגזברות הארגונית, לרוב לא קיימת בארגונים מערכת המאחדת מידע ממערכות הליבה השונות בארגון כגון ERP, הנה"ח ומערכת תקציב כך שלא מתאפשר לנהל את תזרים המזומנים השוטף או לבקר את הפעילות הפיננסית ולתכנן תחזיות אמיתיות המבוססות על נתונים המתקבלים בזמן אמת, ראה תרשים 1.

יתרה מכך בחלק ניכר מהחברות במשק ניהול הכספים ותזרים המזומנים מנוהל באמצעות גיליונות אלקטרוניים והמידע מוזן לגיליונות העבודה באופן ידני או חצי ידני. מיותר לציין כי מדובר במידע חלקי בלבד. בניית התזרים נעשית בלי להתחשב בכל המידע שנמצא במערכות המרכזיות של הארגון, אין עדיין אינטגרציה בין מערכות הגזברות ליתר חלקי הארגון, והגזברות היא בעצם ישות בפני עצמה שמנסה לאתר פיסות מידע בשאר יחידות הארגון, על מנת לייעל את תהליכי העבודה שלה.

בשנים האחרונות חלים שינויים משמעותיים בניהול הנזילות בקרב ארגונים רבים. השינוי העיקרי הדרוש ליצירת תזרים מזומנים מדויק מושתת על שני פרמטרים מרכזיים, השליטה והבקרה בכספים וערכם האופטימאלי. הדרך למקסם את שני הפרמטרים הללו, בו זמנית, הינה בניית תהליך עבודה דינאמי באמצעות מערכת מידע ייעודית לניהול תהליך ארגוני מובנה ומבוסס של ניהול נזילות הארגון בזמן אמת.
תהליך ניהול נזילות אפקטיבי חיוני בעבור הארגון באופן כללי, לא רק בעת משבר. מיקוד בשיפור התהליכים הפנימיים והעסקיים יבטיח שליטה ובקרה מלאים על הוצאות והכנסות הארגון ויאפשר ניתוח נתונים מדויק לקבלת החלטות עסקיות בזמן אמת.

חברת SunGard מציעה פתרון אינטגרטיבי המבוסס על נתוני מערכות הליבה השונות בארגון כגון ERP, הנה"ח ותקציב ומאפשר לגזבר לנהל את התזרים הפיננסי בטווח קצר, בינוני וארוך, לנהל את הנזילות ולבקר את הפעילות הפיננסית שלו ולתכנן על סמך תחזיות אמיתיות המבוססות על נתונים אמיתיים ומדויקים. באופן זה, כל טרנזקציה המגיעה ממערכות הליבה של הארגון כגון פעולות ביצוע הזמנה, חשבונית ותשלום או תנועה מדף הבנק, מייד נכללת בתחזיות התזרים של הגזבר. הפתרון כולל מודול ניהול סיכונים בזמן אמת וכן מודול המאפשר יכולות לבצע גידורים לא רק במטבעות אלא גם בסחורות בזמן אמת, ראה תרשים 3.

המערכת מאפשרת לחברות בינלאומיות לנהל תזרים מזומנים גלובאלי תוך אפשרות לביצוע הוראות להעברות כספים בשקלים ומט"ח לכל הבנקים בעולם ובכל מטבע. ניהול תחזיות תזרים מזומנים ברמות וודאות שונות, מיקוד וייעול עבודה באופן גלובאלי תוך מתן דגש על שיפור תהליכים עסקיים ותמיכה מלאה בניהול תהליכים עסקיים אלו, ראה תרשים 4.